Wojewoda Mikołaj Bogdanowicz zaapelował do mieszkańców województwa, którzy mogą znaleźć dach dla uchodźców o zgłaszanie tego w Urzędach Miast lub Urzędach Gmin. Koordynacja lokalowa to zadanie samorządów. Niekiedy to zadanie samorządy powierzają organizacją pozarządowym.

W Bydgoszczy funkcjonuje system on-line. Jeżeli mamy dostępny lokal możemy go zgłosić przez formularz - https://ankiety.um.bydgoszcz.pl/index.php/764361?lang=pl

Z bazy lokalowej w Bydgoszczy korzysta Kujawsko-Pomorski Dom Ukraiński, organizacja tworzona przez Ukraińców, która pomaga w uchodźcom w znalezieniu lokalu. Dostęp do tej bazy ma też fundacja EMIC.